Os pais ou os alunos que sejam qualificados deverão submeter ao diretor da escola uma petição por escrito para que o diretor identifique os relatórios que eles desejam inspecionar. O oficial da escola, então, fará os preparativos necessários para acessar os documentos e notificará o pai ou o aluno que seja qualificado sobre a hora e o local onde o relatório poderáser inspecionado.
Os pais ou os alunos qualificados que queiram pedir uma emenda do relatório escolar deverão escrever para o diretor da escola, identificando claramente a parte do relatório escolar que ele gostaria que fosse alterado, especificando os motivos para essas alterações. Caso a escola decida não fazer uma emenda para o relatório, de acordo com o pedido feito pelo pai do aluno ou pelo aluno que seja qualificado, a escola notificará ao pai ou a esse aluno sobre sua decisão e aconselhará a eles o direito de uma audincia concernente ao pedido de emenda do relatório escolar do aluno em questão.
Uma das exceções, que permite a divulgação sem necessidade de consentimento, é a divulgação do relatório para oficiais escolares com interesses escolares legítimos. Um oficial escolar é uma pessoa empregada pela própria escola como um administrador, supervisor, instrutor ou membro da equipe de apoio da escola; ou uma pessoa que está a serviço do Comitê Escolar; uma pessoa ou companhia contratada pela escola como seu agente para oferecer seus serviços ao invês de utilizar seus próprios empregados ou oficiais (como um advogado ou terapeuta); ou um pai ou um aluno a serviço de um comitê oficial como, por exemplo, um comitê disciplinar ou um comitê para ouvir as queixas, ou alguém que dará assistência a um outro oficial escolar que desempenhe este serviço.
Um oficial escolar possui interesse educacional legítimo quando ele pede para rever o relatório escolar do aluno com o objetivo de cumprir suas responsabilidades profissionais.
Uma segunda exceção, que também permite a divulgação sem o consentimento do aluno, é a divulgação do relatório escolar para um oficial de outro distrito escolar no qual o aluno procure ou pretenda ingressar.
Uma terceira exceção, que também permite a divulgação sem o consentimento do aluno, é a divulgação do diretório de informação.
O diretório de informação é definido pela FERPA como sendo a informação contida no relatório escolar de um aluno que não poderia, geralmente, ser considerado prejudicial ou como sendo uma invasão de privacidade, em caso de sua divulgação. Para os alunos do maternal e do ensino fundamental, as informações abaixo são consideradas como informações concernentes ao diretório de informação:
Para os alunos a partir da sexta série do ensino fundamental até o quarto ano do segundo grau, as seguintes informações foram designadas como informações concernentes ao diretório de informação: